واحد:فناوری اطلاعات سلامت

مسوول واحد:معصومه حسینی

مدرک تحصیلی:کارشناس ارشد مدارک پزشکی

تلفن:35072446

پست الکترونیک:این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

همکاران این واحد:

نام و نام خانوادگی:مهدی فارسی مهرآبادی   سمت:کارشناس فناوری اطلاعات سلامت    داخلی:182  پست الکترونیک:این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

نام و نام خانوادگی:مهدی نیک پروریان      سمت:کارشناس فناوری اطلاعات سلامت    داخلی:446  پست الکترونیک:NikparvarianM1این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

نام و نام خانوادگی:محمد محمدی            سمت:نیروی تجربی                     داخلی:355     پست الکترونیک:MohammadiM10این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

نام و نام خانوادگی:مهناز صیامی محمودی    سمت:کارشناس فناوری اطلاعات سلامت    داخلی:144  پست الکترونیک:SiamiMM3این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

نام و نام خانوادگی:فاطمه سادات درودی     سمت:کارشناس فناوری اطلاعات سلامت    داخلی:144  پست الکترونیک:DarroudiF9این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

رسالت و اهداف کلی:

امروزه واحدهای مدارک پزشکی و بایگانی های پزشکی را با نام مدیریت اطلاعات سلامت  و یا فناوری اطلاعات سلامت می شناسند. در جامعه کنونی با استفاده از سیستم های بکارگیری اطلاعات بیمارستانی تحت وب می توانیم شاهد به بار نشستن ثمره یک پرونده الکترونیک سلامت کامل باشیم .مهمترین اهداف فعالیتهای این مجموعه در داخل بیمارستان تخصصی قلب شریعتی در حال حاضر  شامل موارد ذیل می باشد :

• بهبود و ارتقای کیفیت خدمات بهداشتی درمانی از طریق فراهم سازی اطلاعات موردنیاز
• کاهش خطاهای پزشکی ناشی از ضعف دسترسی به اطلاعات لازم
• کم کردن هزینه های بهداشتی درمانی و جلوگیری از تکرار فعالیتهای انجام شده برای بیماران با توجه به الکترونیکی نمودن مدارک بالینی
• افزایش کارایی نظام سلامت و درمان و سهولت دسترسی بیماران و همراهیان آنها به اداره درمان
• گسترش دسترسی به خدمات بهداشتی درمانی با هزینه های مقرون به صرفه
• تعاریف سطوح دسترسی صحیح و حفظ امنیت و حریم خصوصی در سیستم های اطلاعات بهداشتی و درمانی
• یکپارچه سازی پایگاه داده های زیستی با سیستم اطلاعات بهداشت و درمان
• ایجاد و ارتقاء سیستم تصمیم یار بالینی شخصی
• بازیابی کلیه اطلاعات پزشکی و مدیریت، تحلیل، کیفیت و یکپارچه سازی اطلاعات
• پیگیری و اجرای نسخه نویسی الکترونیک و لینک آن با سیستم اطلاعات بیمارستانی

به منظور دست یابی به اهداف فوق در حال حاضر واحد فناوری اطلاعات سلامت این بیمارستان با زیر مجموعه های پذیرش،  بایگانی و مکاتبات قانونی، آمار، HIS واحد اسکن و مرتب سازی پرونده و بررسی کمی و کیفی پرونده در حال فعالیت می باشد .

 شرح وظایف:

• • بررسی و تحقیق درباره بهبود فرمهای مدارک پزشکی و عهده دار بودن کمیته تدوین و ساماندهی فرم های مدارک پزشکی
  • پیگیری و تحقیق درباره روشهای کار، وسایل ، جا و مکان واحد مدیریت اطلاعات سلامت
  • ثبت عملکرد ویزیت پزشکان،  فعالیت و مراجعین بخشهای بیمارستانی در سامانه آواب
  • ارسال اطلاعات بیماران ثبت شده در HISبه سامانه سپاس
  • نظارت بر ثبت فعالیت و موارد سایر بخش ها  در سامانه آواب
  • کنترل حضور و غیاب کارکنان واحد های زیر مجموعه و گزارش به موقع عدم حضور هر یک از کارکنان واحد
  • تهیه و تنظیم آمار مورد لزوم جهت مقامات بهداشتی و درمانی کشور
  • شرکت در کمیته های بیمارستانی و عهده دار بودن مسئولیت کمیته مدیریت اطلاعات سلامت
  • تنظیم سیستم کنترل پرونده بیماران بستری
  • کنترل و نظارت بر انجام امور بایگانی پرونده ها براساس روشهای تعیین شده
  • نظارت بر تهیه و تنظیم آمارهای روزانه ، ماهانه و سالانه از تعداد بیماران بستری و مرخص شده و درگذشتگان در بیمارستان و تجزیه و تحلیل آنها و احتساب درصدهای اشغال تخت و غیره
  • پاسخ به مکاتبات مربوط به واحد از قبیل پزشکی قانونی و ارگانهای دیگر با استفاده از سوابق واطلاعات پزشکی با هماهنگی ریاست ویا مدیریت مرکز
  • نظارت بر کار کارکنان تحت سرپرستی و ارزشیابی آنها و به روز نمودن اطلاعات آنان از طریق برگزاری دوره های آموزشی
  • شرکت در دوره های آموزش شغلی و مدیریتی
  • توجه کامل به مستندات و ددستورالعمل های سیستم مدیریت کیفیت
  • نظارت بر نحوه صحیح کدگذاری بیماریها و اقدامات و ثبت کدهای مربوطه در سیستم اطلاعات بیمارستانی

   

   واحد هاي تابعه واحد فناوری اطلاعات سلامت

1. بخش بايگاني و تحويل پرونده
2. بخش پاسخگويي به ارباب رجوع جهت پاسخ به مكاتبات سازمانها، ادارات بيمه، درخواست قانوني بيماران.
3. اسكن پرونده هاي باليني
4. كدگذاري بيماريها
5. امحا پرونده ها
6. واحد رفع نقص کمی و کیفی پرونده  

1- اسکن پرونده های بالینی 

حرکت به سمت دیجیتالی شدن سوابق پزشکی، بیمارستان ها و مراکز درمانی را قادر می سازد تا با کاهش وظایف اداری مرتبط با سوابق بیمار، خدمات با کیفیت تری را ارائه دهند.

مزایای اولیه به دست آمده از اسکن پرونده های پزشکی عبارتند از:

• دسترسی فوری به سوابق و تاریخچه پزشکی بیمار از یک سیستم پرونده الکترونیک پزشکی EMR مرکزی
• تخصیص مجدد فضای بایگانی  به یک فضای کارآمد برای پرونده  های جدید
• افزایش امنیت و محدود کردن دسترسی به اطلاعات حساس بیماران
• ادغام اطلاعات پزشکی با سایر پزشکان و یا دیگر مراکز درمانی
• سوابق بیماران را با دقت بالا به صورت واضح و سازماندهی شده حفظ می کند و در نتیجه کیفیت مراقبت های ارائه شده درمانی را بهبود می بخشد.

فعالیت های این مجموعه شامل

• اسکن پرونده های قدیمی
• اسکن پرونده های ترخیصی روزانه
• اسکن پرونده های فوتی بلافاصله جهت دسترسی و سهولت برای کمیته مرگ استانی و بیمارستان.

2-امحاء پرونده ها

با هدف دسترسی آسان به پرونده های پزشکی، کاهش فضای فیزیکی و در راستای ایجاد زیرساختهای لازم جهت دیجیتالی کردن اوراق و اسناد سازمانی، پروژه خلاصه سازی، اسکن اوراق خلاصه شده و امحاء پرونده های مشمول قانون امحاء در این مرکز اجرا شد.

این طرح که با تلاش واحد مدیریت اطلاعات سلامت بیمارستان و نظارت کارشناسان مرتبط در دانشگاه صورت پذیرفت، شامل فرایند خلاصه سازی اوراق، اسکن و ذخیره پرونده ها در بانکهای اطلاعاتی دیجیتال، امحاء پرونده های مشمول قانون امحاء و همچنین پایش روزانه کارشناسان مربوطه بوده است.

طبق قانون و بخشنامه وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشکی مدت زمان نگهداری پرونده ها به شرح ذیل می باشد:

• بیماران اورژانس و سرپائی     5 سال
• بیماران عادی                     10سال
• بیماران اعصاب و روان           15سال
• بیماران تصادفی                  15سال

اطفال زیر 18 سال ، پس از رسیدن به سن بلوغ مدت زمان نگهداری فوق جهت پرونده آنها اعمال خواهد شد.

باتوجه به اینکه بر طبق قانون فوق به غیر از اوراق اصلی  مابقی پرونده امحا می گردد

مراحل اجرایی امحاء اسناد بالینی

3-بایگانی و تحویل پرونده ها

واحد بايگاني  پزشکی يكي ديگر اززیرمجموعه های فناوری اطلاعات سلامت است که در محل طبقه زیرین بخش دیالیز در ضلع جنوب شرقی بیمارستان و در مجاورت بخش جراحی قلب باز قرار دارد  .

فعاليت اين واحد بشرح ذيل مي باشد:

• تحويل پرونده هاي ارسال شده از واحد اسکن و مرتب سازی پرونده   
• ثبت تحويل پرونده ها در سيستم HIS
• پيگيري پرونده هاي ارسال نشده به بايگاني
• آماده سازي پرونده جهت جايگذاري در فايلهاي مربوطه ( کنترل نام نويسي و شماره پرونده های روي پوشه ها )
• پيگيري رفع نقص اطلاعات پزشكي كه تا اين مرحله كامل نگرديده است.
• ضميمه نمودن اوراق پاتولوژي و ساير اوراق جامانده به پرونده
• جايگذاري پرونده در فايل مربوطه
• بازيابي پرونده ها بر اساس درخواست واحد مكاتبات
• همكاري با ساير واحدهاي فناوری اطلاعات سلامت ، حسابداري و بخشهاي بيمارستان
• جايگذاري كارت خروج پرونده هنگام خروج پرونده از بايگاني
• ثبت پرونده هاي خارج شده در سيستم HIS  براساس برگ درخواست پرونده (‌ثبت نام فرد تحويل گيرنده – تاريخ خروج پرونده و تاريخ خروج )
• بايگاني دفاتر بخشها و واحدهاي پاراكلينيك
• تنظيم كارت جايگزين پرونده و جايگذاري آن در هنگام خروج پرونده از بايگاني
• پاسخ دهی به استعلامهای سازمان پزشکی قانونی
• پاسخ به نامه های مختلف سازمانهای بیمه گر
• پاسخ به استعلامهای ارگانهای دولتی و اداري در خصوص پرونده های پزشکی
• پاسخ به درخواستهاي رسيده از بخشها بر اساس ضوابط و ارسال پرونده به بخش صرفاً با ارائه فرم استاندارد درخواست پرونده و با امضاء مسئول بخش
• پاسخ به درخواستهاي شخصي بيماران و يا همراهيان وي طبق ضوابط و بخشنامه هاي موجود
• ثبت رايانه اي مكاتبات موجود در نرم افزار HIS

4-کد گذاری بیماری ها 

كد گذاري بيماريها عبارت است از تخصيص كد هاي استاندارد تعيين شده از طرف WHO  در كتاب ICD-10  به علائم ، نشانه ها و بيماريها ، علتهاي خارجي جراحات وحوادث  و اعمال و اقدامات جراحي

كدگذاري  از واحدهاي زير مجموعه فناوری اطلاعات سلامت  مي باشد كه در فضاي كاري مستقل در كنار واحد ترخيص بيماران  واقع شده است.

فعاليت اين واحد بشرح ذيل مي باشد:

• انجام طبقه بندي بيماريها بر اساس آخرين ويرايش طبقه بندي بين المللي بيماريها ICD
• انجام طبقه بندي علتها و عوامل خارجي آسيبها، جراحات و صدمات بر اساس آخرين ويرايش طبقه بندي بين المللي بيماريها ICD
• انجام طبقه بندي اقدامات و اعمال جراحي بر اساس طبقه بنديICD-9CM
• ثبت اطلاعات كددار در نرم افزار HIS  در حوزه مدارك پزشكي و بازيابي آنها در مواقع مورد لزوم .
• پيگيري جهت رفع ابهام تشخيص هاي مبهم و نا مفهوم
• بازيابي و گزارشگيري از بيماريها ، علل خارجي و اقدامات و اعمال جراحي در مقاطع زماني مختلف و مورد درخواست با استفاده از نرم افزارHIS
• پيگيري رفع نواقص موجود در اطلاعات پزشكي مستند در پرونده بيماران

5-مکاتبات 

واحد مكاتبات قانونی يكي ديگر از واحدهاي زير مجموعه بخش مدارك پزشكي است كه در محل بخش بایگانی بيمارستان واقع شده است.

فعاليت اين واحد بشرح ذيل مي باشد:

پاسخ دهی به استعلامهای سازمان پزشکی قانونی( در راستای ضوابط)

پاسخ به نامه های مختلف سازمانهای بیمه گر( در راستای ضوابط)

پاسخ به استعلامهای ارگانهای دولتی و اداري( در راستای ضوابط)

پاسخ به درخواستهاي رسيده از بخشها بر اساس ضوابط و ارسال پرونده به بخش صرفاً با ارائه فرم استاندارد درخواست پرونده و با امضاء مسئول بخش

پاسخ به درخواستهاي شخصي بيماران و يا همراهيان وي طبق ضوابط و بخشنامه هاي موجود

ثبت رايانه اي مكاتبات موجود در نرم افزار HIS

همكاري و هماهنگي با واحد بايگاني مدارك پزشكي

ثبت مکاتبات (خارج از بیمارستان)در نرم افزار (اکسل) به منظور ارائه گزارش ماهیانه کار (ارسال به مسئول بخش)

مکاتبات به طور کامل انجام و ثبت در اتوماسیون و پس از ارسال و تایید آن (توسط دبیرخانه)  در نهایت تحویل
 (کپی _ لوح فشرده _ ایمیل) به درخواست کننده
پیوست نامه های مکاتبه شده در پرونده

6-واحد رفع نقص کمی و کیفی پرونده  

با توجه به اهمیت رعایت اصول مستند سازی پرونده های بالینی( جهت استفاده های آموزشی, درمانی, تحقیقاتی, قانونی و آماری ) ثبت صحیح, کامل و به موقع مستندات می تواند نقش اساسی در تولید داده های مورد نیاز این گونه پژوهش ها ایفا نماید.

پرونده پزشکی بیمار مهم ترین ابزار ذخیره و بازیابی اطلاعات و آنالیز مراقبت های بهداشتی و درمانی است که بیانگر کلیه اطلاعات مربوط به تاریخچه بهداشتی بیمار، بیماری ها، مخاطرات بهداشتی، تشخیص ها، آزمایشات، معاینات، روش های درمانی، سیر بیماری، پاسخ بیمار به درمان، پیگیری و ... می باشد.

بررسی کمی پرونده های پزشکی بیماران در این بیمارستان در دو مرحله صورت میگیرد:

• 24 تا 48 ساعت پس از ترخیص بیماران
• قبل از اسکن و بایگانی نهایی پرونده
• بررسی کمی مستندات پرونده های پزشکی بیماران در چارچوب سیاست ها و دستورالعمل های مدون و رعایت اصول مستند سازی و استاندار های مستند سازی قانونی و کاهش کسورات بیمارستانی
• ثبت کلیه نواقص کمی پرونده در نرم افزار HIS
• اطلاع رسانی به مستندسازان (پزشک، پرستار، کارشناس HIM) جهت مراجعه به واحد مدیریت اطلاعات سلامت و رفع نقص پرونده
• آموزش صحیح مستندنویسی پرونده به تمامی نیروهای جدیدالورود ( اعم از پزشک، پرستار، کارشناس HIM ) قبل از شروع به کار در بیمارستان
• برگزاری جلسات آموزشی به منظور افزایش سطح اگاهی مستندسازان توسط مسئول واحد مدیریت اطلاعات سلامت
• گزارش گیری از نواقص کمی در نرم افزار HIS و طرح در کمیته مدیریت اطلاعات سلامت جهت رفع نقص مشکلات کمی پرونده های پزشکی